¿Qué son los Objetivos SMART y cómo puedes aplicarlos a tu clínica? Incluye ejemplos

Este acrónimo en ingles «SMART» o Inteligente en español, que significa Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y Basado en el Tiempo, es un proceso efectivo para establecer y lograr tus objetivos de negocio para cualquier clínica médica en cualquier plazo.

Aplicar la red INTELIGENTE a sus objetivos le ayudará a crear objetivos más específicos y alcanzables para su negocio, y a medir su progreso hacia ellos.

Además, después de revisar los conceptos, te quiero compartir varios ejemplos de objetivos SMART que se formulan como objetivos específicos que serán de gran utilidad para revisar este concepto. 

Al comprender los criterios u objetivos SMART de estos 7 ejemplos, observa cómo se describe varios sub-objetivos, o acciones específicas, que deben llevarse a cabo para lograr elobjetivo general. 

Criterios SMART 

Los criterios SMART también se pueden aplicar a cada uno de esos objetivos más pequeños de la misma manera que se muestra aquí en nuestra infografia «Smart Goals»

El orden de las palabras, como sucede en la famosa pirámide de Maslow, indica que no es posible asumir un punto si no se ha cumplido el anterior. 

De esta forma, el pilar del método se basa en la definición del objetivo, en su formulación. Esta debe ser específica, clara y precisa, evitando generalizaciones y ambigüedades. 

Sintetizar el objetivo significa entonces plantear las preguntas pilar: “por qué” se persigue, “dónde” se va a realizar, “cómo” se puede alcanzar y “cuáles” son las herramientas/recursos que se necesitan para conseguir lo que se desea.

Importancia de definir objetivos SMART

¿Sabes cuál es la importancia de los objetivos? Para cada empresa será diferente, pero es casi como hacerse a la mar sin brújula ni instrumentos. Me gusta pensar en los objetivos como la razón de ser o de estar.

Imagínate la inmensidad del mar abierto y tu equipo varado en altamar, es un momento en el que no sabes qué hacer como líder, ni conoces los recursos con los que cuentas y mucho menos sabrás hacía dónde dirigir el bote, sin embargo la mayoría de clínicas médicas y hospitales pequeños, navegan sin objetivos y simplemente navegan. 

Tristemente, tarde o temprano, o se quedarán sin combustible, alimentos o agua y la historia terminará como el 38% de las clínicas médicas en Latinoamérica:

De cada cien negocios en el sector médico que nacen al mismo tiempo en México, 38 mueren antes de cumplir cinco años. Mientras que sólo 7 por ciento llegan a los 20 años, de acuerdo con el estudio Esperanza de vida de los negocios, presentado por el Instituto nacional de estadística y geografía (INEGI).

Panorama real que vemos en toda Latinoamérica.

Antes de revisar los ejemplos, reconozcamos de mejor forma qué significan estas siglas SMART.

¿Qué significan las siglas SMART de un objetivo?

Specific (específico) Measurable (Medible) Achievable (Alcanzable), Relevant (Relevante), Time Sensible (Temporales).

Adentrémonos a cada una de las siglas:

S – Hacer metas específicas

Tu equipo de marketing necesita entender tus metas y objetivos. Entender significa saber lo que necesitan lograr y cómo lo lograrán.

Por consiguiente, los objetivos deben esbozarse claramente y ser lo más precisos posible. No hay espacio para la vaguedad o el lenguaje que esté abierto a múltiples interpretaciones aquí. Sé específico.

Este es un ejemplo de un objetivo que no es específico:

«Mejorar el rendimiento del blog de mi clínica en un 5% este trimestre.”

Solo decir «contenido» no es lo suficientemente específico. En su lugar, intente:

«Mejorar la generación de conversiones en todas las publicaciones de blog de nuestra clínica médica en un 5% este trimestre.”

Estas preguntas nos ayudarán a entender este punto:

• ¿Cuáles son los pasos específicos de este plan?
• ¿Quiénes son los participantes vitales para alcanzar el objetivo?
• ¿Dónde y con cuánto contamos para abordar este objetivo?
• ¿Por qué este objetivo es importante para nuestra estrategia a corto, mediano y largo plazo?
• ¿Este objetivo es importante o es urgente?

Ser específico nos ayudará a entender mejor la tarea que debemos abordar para lograr la meta, pero también nos ayudará a comprender lo que está en nuestro poder y lo que no para poder pasar al paso 2:

M -Establecer Metas Medibles

Establecer objetivos medibles significa comprender las métricas que registrarás y cómo determinarás el éxito o el fracaso de tu campaña. 

Medir el éxito o el fracaso es vital, ya que le permite monitorear tu progreso, evaluar lo que está funcionando bien y hacer las paces en consecuencia.

Por lo tanto, debes establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) y puntos de referencia, y comunicarlos claramente a tu equipo.

Cuando crees un objetivo SMART, procura responder preguntas como:

• ¿Qué datos necesitamos para comenzar?
• ¿Cuánto es suficiente?
• ¿Dónde se manejarán los datos y cómo los comprenderemos?
• ¿Son fuentes confiables y verificables?
• ¿Cuáles pueden ser metas intermedias razonables?
• ¿Cómo sabremos si llegamos al objetivo final o los objetivos intermedios?

Lo que no se mide no se sabe, lo que no se sabe, no sirve. Tener una mejor idea de qué funciona y qué no, nos dará la pauta para seguir probando estrategias hasta lograrlo. Esto nos lleva al tercer paso, que a mi forma de verlo, es uno de los más importantes que la mayoría de equipos toma sin mucha seriedad:

A – Establecer Metas Alcanzables

Por supuesto, ponga el listón alto para su equipo, pero asegúrese de que sus objetivos estén dentro del ámbito de lo que es realista y práctico. No quieres metas que sean demasiado fáciles que no sean lo suficientemente desafiantes para motivar al equipo, pero no quieres que sean tan difíciles que la gente se desanime de intentarlo en primer lugar.

Una meta alcanzable es fácil de construir cuando tenemos los pies sobre la tierra y sabemos a qué podemos comprometernos (siendo honestos).

También debes tener en cuenta factores como la experiencia, el tiempo de vacaciones del equipo de tu clínica y el presupuesto para el proyecto.

Cuando crees un objetivo SMART, procura responder preguntas como:

• ¿Cuál es el precedente de este objetivo?
• ¿Cuáles son los pasos necesarios para alcanzarlo?
• ¿Cuánto control directo tenemos como clínica o empresa médica sobre el cumplimiento de este objetivo?
• ¿Este es un objetivo alcanzable , teniendo en cuenta nuestro rendimiento histórico?
• ¿Por qué asumimos que este objetivo es realista?
• ¿Qué factores externos (e internos) que aún no se han considerado podrían impedir que alcancemos este objetivo?

R – Realizar Metas Relevantes

Los objetivos del proyecto y de la campaña dentro del equipo de marketing deben relacionarse con los objetivos de su empresa en su conjunto. 

Asegúrate de comunicar eficazmente la visión de la empresa para que su equipo entienda el propósito subyacente detrás de cada objetivo y campaña.

Aquí hay un ejemplo: imagina que tu empresa quiere aumentar los ingresos en un 20% año tras año. El objetivo de su equipo de marketing podría ser atraer un 20% más de prospectos calificados para ayudar a alcanzar ese objetivo general. 

Cuando crees un objetivo SMART, procura responder preguntas como:

• ¿Por qué nos fijamos este objetivo hasta ahora y en este momento?
• ¿Qué nos lo impidió antes? 
• ¿Quiénes son las personas o equipos indicados para abordar este objetivo?
• ¿Cómo contribuirá este objetivo a nuestro crecimiento continuo?
• ¿Cuál es el retorno de la inversión (ROI) que se vislumbra?
• ¿Qué sucedería si fallamos alcanzando este objetivo?

El objetivo de marketing médico es directamente relevante para la misión más grande de la clínica.

5 – Cronograma – Temporalidad – límites del tiempo

Las metas deben tener una fecha límite.

Sin una fecha límite se corre el riesgo de que tu equipo se sienta sin dirección y tal vez incluso aflojando debido a una percepción de falta de urgencia.

Crear un cronograma para la campaña te ayudará a determinar si estás en camino de alcanzar tus objetivos (o no). Si las cosas comienzan a retrasarse, puede ajustar sus estrategias en consecuencia.

Tus plazos, como el objetivo, deben ser realistas y prácticos. Pregunta a tu equipo si pueden entregar dentro del plazo deseado. Tenen cuenta que tu cronograma también debe estar alineado con el cronograma de la empresa médica.

Pregúntate esto cuando no estes seguro de la temporalidad del proyecto:

• ¿Qué posibles retos o factores actuales podrían demorar el progreso?
• ¿Qué objetivos se alcanzaron históricamente en plazos similares?
• ¿Hay momentos en los que el progreso puedan atrasarse o agilizarse?
• ¿Cuándo y cómo se harán comprobaciones y estudios del progreso?
• ¿Es posible lograr esto en este tiempo estipulado después de todo?
• ¿Cuál es el plazo adicional en caso de no alcanzarse a tiempo?
• ¿Qué harás si, a mitad del esfuerzo, se evalúa que no vamos en dirección correcta?

Si deseas monitorear cuánto tiempo están tomando los diferentes pasos y cuánto tiempo está gastando cada miembro del equipo en el proyecto, puede usar una aplicación de hoja de tiempo para hacerlo.

Importancia de definir objetivos SMART para las clínicas y negocios del sector médico.

Una empresa sin objetivos claros es como un avión sin sistema de navegación, se quedará sin gasolina antes de encontrar un aeropuerto cercano y ya sabemos qué pasa después. 

Imagina estar en ese avión y confiar ciegamente en el piloto, mientras que ignoras que el avión se dirige a la nada… esto es lo mismo que trabajar en una empresa sin objetivos claros. 

Los objetivos SMART solucionan este problema.

Los objetivos de cualquier empresa deben plantearse desde lo particular hacia lo general, las personas, los grupos y los sistemas necesitan objetivos claros, estructurados y bien definidos y no podemos comenzar por el cuadro grande, sino por lo más conveniente: lo que esta en nuestras manos.

Una empresa necesita tener claros los objetivos «inteligentes» para darle una razón de ser a su misión y visión, si no, esas palabras serán mero adorno en la sección «ACERCA DE» de tu pagina web médica.

Nuestro mejor aliado: El tiempo

Para nadie el tiempo pasa en vano, pero para las clínicas médicas ¡menos! Esto es porque además de luchar contra el tiempo, también se debe pelear con el mercado y la competencia.

Existen muchas posibilidades que venga nueva competencia dentro de tu especialidad en tu ciudad con mas recursos, pero tienes algo a favor: el tiempo. Por eso, establecer hoy tus objetivos con base en la estrategia SMART puede ser tu mejor defensa contra los nuevos competidores jóvenes que vienen detrás.

Sabemos que es necesario trabajar para tener utilidades, ir creciendo en clientes y fidelizarlos para convertirlos en consumidores.

Pero no sólo eso, hay que verificar que internamente, todo vaya en orden y que cada área trabaje de manera que al final, la empresa sea como una perfecta maquinaria, por eso los objetivos SMART nos dan una mejor idea de cómo lograrlo.

Por último una empresa necesita estos objetivos para darle continuidad a su empresa, para que pase a otras manos de la mejor forma, en caso que sea una empresa que tenga como visión, expandirse y sostenerse a través del tiempo.

7 Ejemplos de Objetivos SMART:

Estos casos fueron extraídos de la vida real, son parte de lo que han compartido un grupo de profesionales de la medicina en un espacio educativo y que conforme a lo estudiado en el curso, hemos determinado como mejores ejemplos para compartir. 

(Hemos omitido sus nombres)

Conoce cómo los objetivos de tipo SMART pudieron realizar grandes diferencias en cada uno de los casos médicos descritos:

Ejemplo 1: Aumentar las Citas de Nuevos Pacientes en un 25% – Anualmente y de forma continua (Odontólogo en Ciudad de Guatemala)

Específico: Aumentar las citas de nuevos pacientes en un 25%. Medible: Medimos nuestro progreso a través de informes mensuales que muestran el número de citas nuevas. Alcanzable: Aumentamos las citas de nuevos pacientes el año pasado en un 20%. Creemos que el objetivo del 25% es alcanzable. Relevante: Según nuestra investigación, un aumento en el número de citas de nuevos pacientes corresponde con un aumento de ingresos y satisfacción del cliente. Límite de tiempo: Esta es una comparación anual.

Ejemplo 2: Incrementar la Satisfacción del Paciente en un 15% – Trimestralmente (Ginecólogo en Ciudad de Quetzaltenango)

Específico: Incrementar la satisfacción del paciente en un 15%. Medible: Utilizamos encuestas de satisfacción del paciente al finalizar cada consulta para medir el progreso. Alcanzable: Mejoramos la satisfacción del paciente el trimestre pasado en un 10%. Creemos que el objetivo del 15% es alcanzable. Relevante: Una mayor satisfacción del paciente puede conducir a más referencias y retención de pacientes. Límite de tiempo: Esta es una comparación trimestral.

Ejemplo 3: Reducir el Tiempo de Espera de los Pacientes en un 25% – en 3 meses (Pediatra en Honduras)

Específico: Reducir el tiempo de espera de los pacientes en la sala de espera de la clínica en Tegucigalpa en un 20%. Medible: Controlamos el tiempo de espera promedio a través de nuestro sistema de gestión de pacientes CRM y con la ayuda de nuestra recepcionista . Alcanzable: El semestre pasado reducimos el tiempo de espera en un 10%. , fue poco pero creemos que el objetivo del 25% en un lapso de 90 días es alcanzable. Relevante: Reducir el tiempo de espera mejora la experiencia del paciente y puede aumentar la satisfacción y fidelización. Límite de tiempo: Esta es una meta de 90 días (tres meses).

El resultado fue exitoso: Gracias a esta medición, se determinó que se podría considerar un tiempo mayor de atención a los pacientitos (niños) y a sus madres que les acompañaban y prever un mejor horario para los demás pacientes.

Ejemplo 4: Aumentar la Adopción de Terapias Recomendadas en un 30% – Anualmente (Fisioterapeuta en Chiapas, México)

Específico: Aumentar la adopción de terapias recomendadas en un 30%. Medible: Medimos la tasa de adopción de las terapias recomendadas mediante el seguimiento de la adherencia de los pacientes a los planes de tratamiento. Alcanzable: Aumentamos la adopción de terapias el año pasado en un 25%. Creemos que el objetivo del 30% es alcanzable. Relevante: Una mayor adopción de terapias puede mejorar los resultados de salud de los pacientes y aumentar la reputación de la clínica. Límite de tiempo: Esta es una comparación anual.

Ejemplo 5: Aumentar la Retención de Pacientes en un 20% – Anualmente (Nefrólogo en El Salvador)

Específico: Aumentar la retención de pacientes en un 20%. Medible: Medimos la retención de pacientes a través de nuestro sistema de gestión de citas y revisiones periódicas. Alcanzable: Aumentamos la retención de pacientes el año pasado en un 5%. Creemos que el objetivo del 20% es alcanzable. Relevante: Una mayor retención de pacientes es crucial para el crecimiento sostenido y la estabilidad de la práctica, ellos necesitan un «aliado» en su proceso y nosotros hemos establecido un protocolo de comunicación digital eficiente. Límite de tiempo: Esta es una meta de 360 días.

Ejemplo 6: Incrementar la Tasa de Diagnósticos Precoces en un 25% – Semestralmente (Gastroenterólogo en Ciudad de Guatemala)

Específico: Incrementar la tasa de diagnósticos precoces en un 25%. Medible: Seguimos la tasa de diagnósticos precoces mediante revisiones de casos y registros médicos.

Alcanzable: El semestre pasado incrementamos la tasa de diagnósticos precoces en un 10%. Creemos que el objetivo del 25% es alcanzable con la ayuda de un programa de descuentos en analisis y estudios de laboratorio con la alianza estratégica con GASTROLAB, una importante empresa de diagnóstico en Guatemala. Relevante: Los diagnósticos precoces mejoran significativamente las opciones de tratamiento y los resultados de salud de los pacientes gastro. Límite de tiempo: Esta es una meta semestral.

Ejemplo 7: Aumentar las Consultas Virtuales en un 35% – Anualmente (Dermatólogo en Ciudad de Quetzaltenango)

Específico: Aumentar las consultas virtuales en un 35%. Medible: Medimos el número de consultas virtuales a través de nuestra plataforma de telemedicina y el uso de fotografías tomadas por los mismos pacientes desde su móvil en una campaña digital. Alcanzable: Aumentamos las consultas virtuales el año pasado en un 22%. Creemos que el objetivo del 35% es alcanzable. Relevante: Las consultas virtuales ofrecen comodidad a los pacientes y pueden aumentar la accesibilidad y satisfacción. Límite de tiempo: Esta es una comparación anual.

GPT Para crear tus objetivos SMART con ChatGPT

¿Quieres probar algo innovador? pídele a este bot ayudarte a establecer tus objetivos SMART, aunque está en portugués, puedes pedirle que te responda en español:

LINK PARA GPT SMART OBJETIVOS

Conclusiones: 

Usa verbos, especialmente aquellos con un fuerte llamado a la acción. Si tu objetivo es mejorar algo, comienza con eso. Ejemplos de verbos que te ayudarán a definir tus objetivos con un enfoque en la acción incluyen reducir, mejorar, aumentar, eliminar, producir, instalar, escribir, desarrollar, construir y completar.

Diferencia entre objetivos y metas, metas y metas antes de comenzar. Los objetivos son tus planes de batalla, mientras que un objetivo y una meta se relacionan con tus aspiraciones.

Es importante darse cuenta de que la adhesión rígida a los objetivos SMART puede restar valor a un proceso de cambio en el que el enfoque (junto con los objetivos) puede estar cambiando y desarrollándose con el tiempo. 

Esta es la razón por la que los objetivos requieren un seguimiento constante, y una revisión si es necesario, para seguir siendo válidos y significativos.

Entonces, ¿por qué es importante establecer objetivos SMART? Porque nuestro tiempo siempre es limitado, y establecer objetivos claramente definidos puede ayudar a garantizar que aproveches al máximo cada minuto y utilices los recursos al máximo. 

Si pudiera agregar algo final, sería esto.:

El establecimiento de metas tiene el potencial de llevarnos a algunos lugares increíbles en la vida porque todos tenemos talento y ambiciones.

Para lograr tus sueños más grandes, necesitas estar dispuesto a sentarte y crear un diseño de estrategia exclusivamente adaptado a tu empresa que les ayudará a conseguir el éxito deseado en equipo.